Secretaria Digital: Acervo Documental Online da Sua Instituição de Ensino

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Secretaria Digital – O Acervo Documental Online da Sua Instituição de Ensino

Conheça a Secretaria Digital da Perseus: para regularizar a gestão e digitalização dos documentos envolvidos nos processos de atividades-fim das Instituições de Ensino.

Obrigatoriedade para as Instituições de Ensino Superior

Em abril de 2018, o MEC publicou a Portaria 315 e uma das obrigatoriedades visa regularizar e disponibilizar, em ambientes online, a digitalização e gestão total do acervo acadêmico das Instituições de Ensino Superior (IES), sejam públicas ou privadas, de cursos presenciais ou à distância, garantindo mais eficiência nas consultas e segurança no armazenamento do acervo documental.

A portaria também especifica a utilização de um sistema que gerencie os documentos em ambiente online, que será o repositório dos documentos digitalizados e possua os seguintes atributos:

Utilização e gerenciamento da base de dados adequada para a plena preservação do acervo digital;
Reprodução documental segura do acervo;
Plano de Temporalidade e Destinação;
Metadados ou indexadores;
As Instituições deverão preservar e manter as informações dos acadêmicos, garantindo a autenticidade e validade jurídica do acervo, através de um armazenamento confiável, de acesso restrito por Certificado Digital padrão ICP-Brasil e políticas de segurança da informação.

Além disso, existem outros critérios desta normativa a serem cumpridos:

As IES deverão formar um comitê gestor, a fim de elaborar, implementar, acompanhar e monitorar a política de segurança da informação do acervo acadêmico;
A digitalização deve assegurar a confiabilidade, autenticidade, integridade e durabilidade das informações dos documentos originais.

Após o prazo final da regularização, em abril de 2020, as IES que não tiveram convertido a digitalização de documentos físicos em documentos digitais, poderão ser acusadas por irregularidade administrativa e sujeitas aos efeitos da legislação civil e penal.

Segurança e Agilidade é Fundamental para sua Instituição Educar Melhor

Ainda que no momento a obrigatoriedade seja para as IES, a preservação das informações e históricos também é do interesse de Instituições de Ensino Básico, Livres e Técnicos – especialmente com o vigor da Lei Geral de Proteção de Dados.

É necessário destacar que a portaria determina que as IES mantenham documentos e históricos dos alunos (matrícula, curso, currículo e disciplinas cursadas), cujas informações precisam estar asseguradas por um Certificado Digital padrão ICP-Brasil.

Para as Instituições cumprirem com esta obrigatoriedade, o Perseus Cloud possui o módulo Secretaria Digital: desenvolvido de acordo com as normativas da portaria e preparado para atender as demais que o MEC exigirá posteriormente, como por exemplo, o diploma digital e outras relacionadas à digitalização de documentos.

Além disso, aderindo ao módulo integrado ao Perseus Cloud, o acesso às informações ficará ainda mais facilitado, já que ele é completamente associado a suíte de forma nativa. O módulo, inclusive, permite a assinatura dos documentos com certificado digital padrão ICP-Brasil.

Conheça Melhor a Secretaria Digital

O módulo Secretaria Digital foi desenvolvido para atender a portaria 315 do MEC, regularizando a obrigatoriedade para o Ensino Superior.

Entretanto, Instituições de Ensino Básico, Livres e Técnicos também poderão aderir ao módulo como um gestor eletrônico de documentos.

Neste caso, a Certificação Digital é opcional, mas garante a centralização e arquivamento do acervo documental da Instituição.

Algumas vantagens para as Instituições que contratarem o módulo:

redução de custos;
economia de espaço;
centralização de todos os documentos;
rápida localização de dados;
associação dos documentos às unidades, cursos, disciplinas, turmas, matrículas, alunos, professores, funcionários e demais envolvidos em uma única ferramenta;
maior produtividade para os colaboradores.

A Secretaria Digital vem definitivamente para simplificar processos, garantindo muito mais segurança para as IES e flexibilidade para a rotina das secretarias das Instituições de Ensino.