Secretaria Digital | Assinatura Digital de Documentos

O Acervo Documental Online da Instituição de Ensino.

Mais do que economizar espaço físico e reduzir custos de armazenagem e impressões, o módulo Assinatura Digital é o acervo documental online da Instituição de Ensino.

Nele é possível centralizar certificados, contratos, comprovantes, atestados e outros registros, garantindo mais segurança, organização a e agilidade na localização das informações e documentos.

O módulo atende todas exigências da portaria nº315 do MEC, regularizando e disponibilizando em ambientes online a digitalização e gestão total do acervo acadêmico das Instituições de Ensino Superior (IES) , permitindo a assinatura dos documentos com o certificado digital padrão ICP-Brasil, que garante a validação, autenticidade e inviolabilidade de documentos emitidos pela IES.

Além disso, as demais Instituições de Ensino de todos os níveis (infantil, básico, técnico, livres, idiomas e profissionalizantes), podem aderir ao módulo como um gestor eletrônico de documentos.

Entretanto, neste caso a certificação digital é opcional.

Conheça Alguns Recursos e Funcionalidades do Módulo Assinatura Digital:

  • Centraliza digitalmente arquivos de documentos, certificados, contratos, comprovantes, atestados e afins;
  • Cada arquivo pode ser vinculado (indexado) às suas respectivas entidades de sistema: Pessoa (aluno, professor, funcionário, fornecedor, responsável); Matrícula; Curso; Disciplina; Turma; Processo Seletivo; Unidade.
  • Cada arquivo é categorizado de acordo com a tabela de classificação proposta pela Portaria nº 315 do MEC:

Tipos de Documentos - Secretaria Digital

 

  • Os arquivos podem ser assinados utilizando o Certificado Digital padrão ICP-Brasil (obrigatória para IES);
  • Os arquivos são armazenados na nuvem, conforme regrado pela Portaria 315;
  • Os documentos vinculados a alunos ficam disponíveis para download pelo Portal do Aluno, conforme exigência da LGPD (Lei Geral de Proteção a Dados Pessoais);
  • Integrado automaticamente com os recursos do sistema que coletam documentos. Exemplo: quando o aluno faz upload de documentos (diploma de outros cursos, comprovante de residências, documentos, etc), o módulo automaticamente registra e estabelece os vínculos;
  • Quando o aluno faz a matrícula/rematrícula, o contrato é anexado automaticamente, assim como os seus respectivos vínculos.

Vantagens do Módulo Assinatura Digital:

  • 100% integrado ao sistema acadêmico;
  • Dispensa a criação de estruturas paralelas de entidades para indexar os documentos em outros sistemas. (quanto custa manter espelhado em outro sistema todas as entidades? Alunos, professores, disciplinas, turmas, cursos, disciplinas, turmas, processos seletivos e unidades);
  • Controle de acesso via sistema acadêmico (quando custa administrar outro sistema de permissões e acessos);
  • Vínculo dos documentos automáticos de documentos subidos pelo aluno;
  • Conformidade com a Portaria 315;
  • Conformidade com a LGPD;
  • Integração com Diploma Digital já está em desenvolvimento e em breve estará habilitado neste módulo.

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