A funcionalidade de Secretaria Digital, também chamada de Acervo Acadêmico Digital, do Perseus ERP foi desenvolvido para transformar a rotina das instituições de ensino, eliminando processos manuais e descentralizados. Com ele, toda a gestão acadêmica se torna mais ágil, segura e acessível. E tudo isso em um ambiente totalmente online, sem a necessidade de instalações locais.

A solução atende integralmente às exigências do Ministério da Educação (MEC) para a digitalização, indexação, temporalidade, preservação e segurança do acervo acadêmico das Instituições de Ensino Superior (IES).

Algumas vantagens para as instituições que contratarem o módulo: 

• Redução de custos;

• Economia de espaço;

• Centralização de todos os documentos;

• Rápida localização de dados;

• Associação dos documentos às unidades, cursos, disciplinas, turmas, matrículas, alunos, professores, funcionários e demais envolvidos em uma única ferramenta;

• Maior produtividade para os colaboradores.

Obrigatoriedade para as Instituições de Ensino Superior

Em abril de 2018, o MEC publicou a Portaria 315 e uma das obrigatoriedades visa regularizar e disponibilizar, em ambientes online, a digitalização e gestão total do acervo acadêmico das Instituições de Ensino Superior (IES), sejam públicas ou privadas, de cursos presenciais ou à distância, garantindo mais eficiência nas consultas e segurança no armazenamento do acervo documental.

A portaria também especifica a utilização de um sistema que gerencie os documentos em ambiente online, que será o repositório dos documentos digitalizados, e possua os seguintes atributos:

• Utilização e gerenciamento da base de dados adequada para a plena preservação do acervo digital;

• Reprodução documental segura do acervo;

• Plano de Temporalidade e Destinação;

• Metadados ou indexadores;

• As Instituições deverão preservar e manter as informações dos acadêmicos, garantindo a autenticidade e validade jurídica do acervo, através de um armazenamento confiável, de acesso restrito por Certificado Digital padrão ICP-Brasil e políticas de segurança da informação.

Além disso, existem outros critérios desta normativa a serem cumpridos:

• As IES deverão formar um comitê gestor, a fim de elaborar, implementar, acompanhar e monitorar a política de segurança da informação do acervo acadêmico;

• A digitalização deve assegurar a confiabilidade, autenticidade, integridade e durabilidade das informações dos documentos originais.

• Após o prazo final da regularização, em abril de 2020, as IES que não tiveram convertido a digitalização de documentos físicos em documentos digitais, poderão ser acusadas por irregularidade administrativa e sujeitas aos efeitos da legislação civil e penal.

Atualizações e Complementações da Portaria 315/2018:

Portaria MEC nº 360, de 18 de maio de 2022: Esta portaria determinou que, a partir de 1º de agosto de 2022, as IES não poderiam mais produzir novos documentos acadêmicos em formato físico. Todos os documentos gerados a partir dessa data deveriam ser exclusivamente digitais, atendendo aos critérios de autenticidade, integridade e segurança estabelecidos pelas normativas vigentes.

Portaria MEC nº 613, de 18 de agosto de 2022: Regulamentou a Portaria nº 360/2022, detalhando os procedimentos para a digitalização do acervo acadêmico físico existente. Estabeleceu prazos específicos para a conversão dos documentos físicos em digitais, sendo o prazo final para a digitalização completa até 19 de agosto de 2023.

Segurança e agilidade é fundamental para sua instituição educar melhor

Ainda que no momento a obrigatoriedade seja para as IES, a preservação das informações e históricos também é do interesse de Instituições de Ensino Básico, Livres e Técnicos – especialmente com o vigor da Lei Geral de Proteção de Dados.

Aderindo ao módulo integrado ao Perseus ERP, o acesso às informações ficará ainda mais facilitado, já que ele é completamente associado à suíte de forma nativa. O módulo, inclusive, permite a assinatura dos documentos com certificado digital padrão ICP-Brasil.

Confira as funcionalidades:

• Gestão completa do acervo acadêmico digital:

         o Organização por aluno, curso, período letivo e tipo documental;

         o Indexação por campos obrigatórios (ex: CPF, matrícula, nome completo, tipo de curso);

         o Associação a registros acadêmicos e financeiros.

• Documentos suportados:

         o Documentos acadêmicos: históricos escolares, diplomas, certificados, atestados, contratos de matrícula, termos de responsabilidade, atas, relatórios institucionais;

         o Documentos pessoais do aluno: RG, certidão de nascimento ou casamento, histórico escolar do Ensino Médio, CPF, comprovante de residência, entre outros.

• Controle de temporalidade:

         o Gerenciamento do ciclo de vida conforme legislação (preservação permanente, eliminação condicionada, etc.);

         o Registro da temporalidade por tipo de documento.

• Assinatura digital com validade jurídica:

         o Aplicação de certificado digital padrão ICP-Brasil, tipo A1;

         o Registro de trilha de auditoria (hash, horário, autor, certificado utilizado);

         o Suporte à verificação posterior do conteúdo assinado.

• Segurança e integridade:

         o Controle de acesso por perfil e permissão (ex: secretaria, coordenação, auditoria);

         o Registro de logs de inclusão, modificação e consulta;

         o Backup periódico e armazenamento estruturado por diretório institucional.

• Acesso aos documentos:

         o Visualização exclusivamente via Perseus ERP, conforme perfil de usuário;

         o Organização do dossiê digital por aluno e curso;

         o Disponibilização em caso de auditoria, vistoria, requerimentos oficiais e emissão de documentos derivados.

Com a Secretaria Digital do Perseus, sua instituição preserva o acervo acadêmico com total segurança e moderniza a gestão documental, alinhando-se às exigências do MEC e aos avanços da transformação digital na educação.

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