Sistema de Gestão Educacional é Indispensável

Motivos para sua Instituição ter um Sistema de Gestão Educacional Eficiente

Motivos para sua Instituição ter um Sistema de Gestão Educacional Eficiente.

No mercado educacional, a informatização e automação de processos acadêmicos, administrativos e financeiros são essenciais para uma gestão eficiente.

Contar com um sistema de Gestão Educacional é uma necessidade que reflete em diversas questões internas, e sem dúvida, não apenas facilita a vida do profissional, como também organiza toda rotina de uma Instituição.

O Mundo Mudou. O Cenário Educacional Também

Vamos além: não basta contar com um sistema de Gestão Educacional que apenas execute processos rotineiros.

É preciso que ele acompanhe as constantes inovações e se adapte às particularidades de cada Instituição. Assim, poderá dedicar-se exclusivamente ao seu propósito de existir: a qualidade do ensino.

Porém, precisamos compreender uma série de fatores externos que mudaram nos últimos anos e refletiram na necessidade de adaptação e modernização das Instituições.

Se antes um simples comunicado aos responsáveis poderia levar semanas para chegar ao destinatário, hoje a comunicação precisa ser imediata. E a tecnologia permite isso.

Antigamente, as aulas eram limitadas ao que o professor transmitia em sala, sendo estendida, no máximo, aos conteúdos dos livros didáticos.

Hoje, é imprescindível que as aulas sejam mais dinâmicas, especialmente com a utilização de recursos tecnológicos e suas possibilidades de torná-las mais interativas e atrativas.

Além disso, o surgimento de novas Instituições de Ensino em todo país, contribuíram para que as administrações precisassem acompanhar minuciosamente as evoluções deste mercado.

As mudanças no cenário são infinitas e por isso é importante que a Instituição tenha em seu Sistema de Gestão Educacional um verdadeiro parceiro, que acompanhe as transformações deste mercado.

Automatizar é Preciso

Como as multitarefas de uma Instituição de Ensino exigem muita agilidade, os sistemas de Gestão Educacional precisam estar preparados para integrar os principais processos, centralizando e organizando não apenas as informações, mas sim, o dia a dia da Instituição.

Um dos exemplos mais importantes quando falamos em automação é a possibilidade de integração e comunicação entre as áreas, o que diminui consideravelmente o retrabalho e minimiza o tempo de realização de qualquer tarefa.

Nas Instituições de Ensino, é impossível fugir do enorme volume de dados gerados, e com a ausência de um ERP Educacional, frequentemente as informações são armazenadas de forma incorreta, o que dificulta ainda mais a otimização do tempo, ocasionando sobrecarga ou até retrabalho na gestão acadêmica e principalmente secretaria.

Por isso é tão importante pensar em automação quando falamos em Gestão Educacional.

Outros exemplos:

Antigamente, para que as notas fossem divulgadas, era preciso que o professor levasse ao conhecimento da secretaria da Instituição, para que depois de certo tempo, e somente de modo impresso, a informação chegasse ao aluno ou seu responsável.

Hoje o próprio professor lança as notas de sua disciplina no sistema e quando a Instituição achar prudente (geralmente após reunir as notas de todas as disciplinas), alunos e responsáveis já são informados sobre o desempenho.

notas dos alunos sistema gestão educacional — Novo Portal Educacional da Perseus: tela do lançamento de notas, sob o ponto de vista do Supervisor Educacional.

Ainda falando em integração das áreas, um bom sistema de Gestão Educacional auxilia a Instituição a reter seus alunos, evitando a evasão, possibilitado pelo acompanhamento do desempenho dos alunos, retenção e curadoria de dúvidas e reclamações, além da captação de novos alunos.

Sistema de Gestão Educacional: o que analisar antes de contratá-lo?

No cenário Educacional, é imprescindível que o gestor tenha controles e informações necessárias para tomar decisões seguras.

Sabemos também que a rotina deste profissional é intensa e exige não apenas flexibilidade, mas muita organização, especialmente porque sua função depende de um trabalho coletivo dos demais profissionais da Instituição.

Hoje existem boas opções de softwares de Gestão no mercado. Porém, alguns pontos precisam ser analisados criteriosamente antes de sua efetiva contratação, de modo que o sistema atenda às necessidades (emergenciais e futuras) da Instituição.

Alguns exemplos do que é importante observar, questionar e analisar atentamente:

Gestão: agilidade na comunicação entre as áreas. O gestor poderá concentrar esforços em ações específicas de desenvolvimento, através de informações concedidas por métricas disponibilizadas pelo sistema, possibilitando assim a elaboração de estratégias para a captação de novos alunos e demais melhorias?

Administração: o sistema controla de forma efetiva o operacional da Instituição, identificando, por exemplo, a falta de materiais e suprimentos essenciais antecipadamente, que sem o devido controle, pode acarretar em compras a valores bem maiores, devido à urgência ou demanda?

Setor acadêmico: Processa documentação de forma automatizada, permitindo que a equipe foque em fornecer suporte aos seus professores e alunos?

Corpo docente: O Portal Educacional dá autonomia ao professor para que se comunique com o aluno, armazene planos de aula, controle frequências, notas, avaliações e informações de desempenho, além de possibilitar a interação e envio de materiais de apoio?

Alunos e responsáveis: o sistema possibilita o controle de compromissos (como aulas, horários especiais, vencimento de mensalidade, acompanhamento de notas, faltas e outros informativos)? É possível que algumas situações e solicitações sejam prontamente atendidas?

Setor financeiro: permite o acompanhamento de faturamento, inadimplências e despesas, além de negociações de dívidas e mensalidades direto na plataforma?

Um software de Gestão Educacional realmente eficaz, auxilia a Instituição a concentrar seus esforços em questões que, de fato, contribuam para seu desenvolvimento.

Sem ele, oportunidades e tempo são desperdiçadas, processos são realizados sem padronização e uma série de situações equivocadas estão sujeitas.

Perseus Cloud – Software de Gestão Educacional Completo e Integrado

É claro que as funcionalidades de um sistema de Gestão Educacional vão muito além destas citadas acima, permitindo que os envolvidos foquem seus esforços em melhorias que vão desde a comunicação, passando pelo administrativo e especialmente a aprendizagem e, a medida que o sistema é utilizado no dia a dia, novas possibilidades sejam identificadas.

O Perseus Cloud, software da Perseus, que há mais de 20 anos atua com foco no mercado Educacional em todo território nacional, possui uma infinidade de recursos que auxiliam as Instituições a focarem seus esforços em questões que realmente contribuam aos interesses de suas Gestões.

Mais importante que identificar todas as necessidades da Instituição e de que forma elas podem ser solucionadas, é interessante compreender na prática o que cada recurso desenvolvido pode proporcionar para sua Gestão e desenvolvimento.

Para isso, na Perseus é possível solicitar uma demonstração gratuita, analisar e questionar cada funcionalidade do software e como cada uma delas irá contribuir para a otimizar a Gestão da sua Instituição de Ensino.