Acervo Digital de Documentos Educacionais já está em Vigor
Desde o dia 1º de agosto de 2022, a digitalização de documentos educacionais nas Instituições de Ensino Superior (IES), já está em absoluto vigor.
A portaria nº 360 do MEC de 18 de maio de 2022, estabelece sobre a conversão total dos documentos acadêmicos e educacionais para o acervo digital e é fundamental que sua IES compreenda quais são os impactos desta normativa e de que forma o GestorClass, com o módulo Secretaria Digital, mantém-se atualizado para atender plenamente estas (e as futuras) determinações.
O que Diz a Portaria Sobre o Acervo Digital de Documentos
Em abril de 2018, o MEC publicou a Portaria 315 que regularizava o acervo digital acadêmico nas IES, públicas ou privadas, de cursos presenciais ou à distância.
A normativa especificava a utilização de um sistema de gerenciamento de documentos educacionais em ambientes online, exigindo algumas características (que você pode conferir aqui), para garantir mais eficiência nas buscas e consultas dos documentos, além de atestar segurança no armazenamento do acervo educacional.
Já a portaria nº 360 do MEC, publicada em Maio de 2022, determina que quaisquer documentos físicos, emitidos pelas IES, não serão mais válidos.
Ou seja: além do diploma digital, passa a valer em definitivo o acervo digital de documentos educacionais nas Instituições de Ensino Superior.
Acervo Digital de Documentos Educacionais
Todos os dias, inúmeros documentos são recebidos ou produzidos por uma IES: atestados, comprovantes, históricos, propostas e inúmeros registros ou declarações referentes à vida acadêmica de um estudante.
Todos, sem exceção, são arquivos que deverão ser armazenados no acervo digital de documentos educacionais.
A digitalização dos documentos, que passa a ser obrigatórios nas IES, também garante benefícios não somente para as Instituições, como também aos seus alunos e colaboradores.
Isto porque o acervo digital possibilitará um acesso facilitado e imediato à informação, reduzindo a chance de extravio e agilizando a gestão dos documentos educacionais.
A portaria 360 do MEC menciona ainda alguns prazos para a digitalização do acervo físico das Instituições de Ensino Superior, para que estejam em total conformidade com a normativa:
- 12 (doze) meses: para os documentos referentes à vida acadêmica dos estudantes regularmente matriculados na IES;
- 24 (vinte e quatro) meses: para documentos referentes ao período acadêmico de estudantes que concluíram suas graduações no período de 1º de janeiro de 2016 à data de publicação da portaria (maio/2022);
- 36 (trinta e seis) meses: conclusão da digitalização de documentos referentes à vida acadêmica de estudantes formados entre 1º de janeiro de 2001 e 31 de dezembro de 2015;
- Os documentos emitidos antes de 2001, poderão ser digitalizados por demanda, quando solicitado.
Módulo Secretaria Digital
O GestorClass conta com o módulo Secretaria Digital, que atende plenamente todas as exigências das portarias nº 315 e nº360 do MEC.
Assim como os demais módulos que constituem o ERP de Gestão Educacional da Perseus, a Secretaria Digital conta com as devidas atualizações de futuras exigências e/ou modificações destas ou de novas portarias relacionadas ao acervo digital de documentos educacionais.
Isto porque conta com uma equipe de Especialistas em Gestão Educacional e desenvolvedores que acompanham o mercado educacional de maneira atenta e criteriosa.
Embora no momento a obrigatoriedade do acervo digital seja somente para as IES, a preservação dos documentos educacionais é um assunto frequentemente em pauta nas Instituições de Ensino Básico, livres e técnicos.
Isto porque, além do vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), o acervo digital de documentos educacionais traz vantagens facilmente percebidas.
Conheça Alguns Benefícios:
– Facilidade e Rapidez na Localização de Documentos – a busca por documentos em arquivos físicos ficou no passado. Além disso, a durabilidade e extravio de documentos, são questões que merecem a devida atenção;
– Sem burocracia – o acervo digital de documentos visa facilitar e desburocratizar processos como assinatura de documentos e entrega de solicitações;
– A natureza agradece (e as finanças também) – papéis, equipamentos e espaços físicos tem um preço. E se nivelado aos benefícios do acervo digital, são valores incomparáveis. Além de manutenção e materiais periféricos, ainda podemos acrescentar a pauta da sustentabilidade, tão discutida e necessária nos dias atuais. Menos impressões, menos volume de papéis.
– Segurança da Informação – a Secretaria Digital atende rigorosamente aos critérios das portarias, especialmente no que diz respeito a validação, autenticidade e inviolabilidade de documentos, também observados na LGPD.
Se você ainda tem dúvidas quanto a Secretaria Digital do GestorClass e de que forma ela atende a nova portaria nº 360 do MEC – Além da portaria nº 315, solicite informações e uma demonstração completa dos recursos que o módulo oferece.
Conte com a Perseus para digitalizar o acervo documental da sua Instituição de Ensino.
