eiraQuando falamos em repensar a Instituição de Ensino, existe uma questão que merece total atenção e rigoroso planejamento: a Gestão Financeira das Escolas.

E ter uma Gestão Financeira bem administrada, permite que a Instituição esteja atenta à problemas de capital de giro, por exemplo, de modo que as contas fiquem equilibradas sem ao menos comprometer questões de qualidade pedagógicas ou patrimoniais.

Gestão Financeira das Escolas: mas o que isso tem a ver com a Educação?

Absolutamente tudo.

A Gestão Financeira das Instituições, por óbvio, não está diretamente relacionada ao conhecimento e ensino transmitidos aos alunos.

No entanto, são organizações e negócios que, como qualquer outra pessoa jurídica, possuem obrigações fiscais, contas a pagar e receber, além de inúmeros eventos (previstos ou não) que exigem uma gestão segura e cautelosa, garantindo a saúde financeira da Instituição e principalmente, permitindo investimentos precisos relacionados ao ensino.

Seja a escola pública ou privada, ter absoluto controle sobre o capital é fundamental para criação, execução e sucesso dos projetos da Instituição, especialmente os pedagógicos.

Dinheiro não é problema: É solução

Você certamente já ouviu esta frase.

Trazê-la para a realidade das Instituições de Ensino, é compreender que a Gestão Financeira das Escolas tem por objetivo garantir soluções eficientes para seus interesses e consequentemente a satisfação de alunos e responsáveis.

E, se dinheiro é solução, não basta apenas tê-lo: é fundamental identificar e saber contornar erros que sejam determinantes para um possível insucesso da Gestão Financeira.

E quais são os erros mais comuns da Gestão Financeira das Escolas?

Quando falamos em administrar finanças, colocamos em discussão um assunto que exige mapeamento das necessidades, diálogo entre interessados e responsáveis pela gestão e uma rigorosa análise de riscos.

Por isso, compartilhamos os 3 erros mais comuns e ao mesmo tempo, que mais determinam falhas que impedem o crescimento das Instituições.

1. Ausência de Planejamento Financeiro.

Pode parecer óbvio, mas a ausência de planejamento precisa ser citada no topo dos erros mais comuns na Gestão Financeira das Escolas.

Estabelecer (e cumprir!) metas orçamentárias, ter registro e controle absoluto das finanças da Instituição, pode ser entendido como complicado em um primeiro momento.

Principalmente quando a Instituição não conta com a inteligência de um Software de Gestão Educacional, que otimize toda administração da Escola – e aqui incluímos a Gestão Financeira.

Agora, imagine realizar todo planejamento e controle de forma manual – ou com auxílio de planilhas eletrônicas?

De fato será muito mais trabalhoso e suscetível ao erro.

Controlar gastos e receitas é a primeira (e principal) estratégia do sucesso da Gestão Financeira em qualquer organização. Não seria diferente nas Instituições de Ensino.

No cenário ideal, com a contribuição de um sistema de Gestão Educacional permitindo o controle absoluto das Finanças da Instituição, o processo é mais simples e inteligente, sendo possível:

• Elaborar planejamento geral;
• Controlar com precisão as entradas e saídas;
• Controlar despesas e custos fixos da Instituição;
• Contornar eventos com despesas recorrentes (por exemplo, manutenções do dia a dia);
• Prever despesas de capital (como compra de equipamentos);
• E muito mais.

Sem o entendimento da situação financeira atual, um planejamento viável e o absoluto controle das finanças e investimentos, o erro não é apenas comum: é determinante para falhas que refletem – inclusive – no ensino, que impossibilitam investimentos precisos na razão de existir de qualquer Instituição.

2 – Ruídos na Comunicação

Não adianta: a comunicação é fundamental em qualquer área e em qualquer relacionamento.

Iniciar um planejamento financeiro quando existe dificuldade de se estabelecer um bom diálogo, torna-se também um dos maiores erros na Gestão Financeiras das Escolas.

Não promover um diálogo honesto e cauteloso entre os envolvidos é bastante comum, e frequentemente gera desgastes desnecessários.

A própria falha na comunicação (seja ela verbal ou não) pode comprometer os resultados que empresas (e aqui incluímos as Instituições de Ensino) tanto buscam, e que por vezes não ocorrem, justamente, pelo ruído na comunicação entre os envolvidos.

3 – Dispensar a Tecnologia

A Tecnologia é indispensável em nosso dia a dia.

Nas Instituições de Ensino ela está presente tanto na gestão administrativa quanto nas salas de aula. E na gestão financeira, especificamente, ela é fundamental.

Mas ainda que a tecnologia esteja, literalmente, na palma das nossas mãos, algumas organizações ainda cometem o grande erro de utilizar apenas planilhas eletrônicas (ou até mesmo registros em papéis) para organizarem sua gestão financeira.

E os problemas gerados devido a estas práticas que dispensam a tecnologia, estão extremamente suscetíveis a erros e falhas humanas, pois facilmente as informações podem ser manipuladas.

Controlar as contas correntes, aplicações, caixas e cartões de crédito, contabilizar por centro de custos, rateios de fluxo de caixa e suas devidas análises não é nada simples.

Entretanto, contar com uma ferramenta inteligente para controlar todas as demandas de um departamento financeiro, é fundamental na gestão de uma Instituição de Ensino, não apenas para gerenciar valores, mas para ter absoluto controle das datas de entrada e saída do dinheiro (por exemplo, mensalidades).

Além de tudo, um sistema de Gestão Educacional otimizado para atender as inúmeras necessidades da Gestão Financeira da Instituição, oferece muito mais segurança, confiabilidade e consequentemente produtividade aos responsáveis pela saúde financeira da Instituição, através da automação de processos e relatórios para diversas análises.

Em resumo: os dois primeiros erros citados podem, facilmente, serem minimizados se o uso da tecnologia, através de um bom sistema de Gestão, for adotado para corroborar com a dinâmica e administração da Gestão Financeira da Instituição de Ensino.

Convenhamos: algum destes erros é realmente novidade na Gestão Financeira da sua Instituição?

Repare que os erros mais comuns da Gestão Financeira nas Escolas, são também os mais evidentes.

Não se tratam de novidades, mas sim de equívocos que temos pleno conhecimento e ainda assim os cometemos na Gestão Financeira.

Seja para planejar ou comunicar, a tecnologia é indispensável para administrar uma Instituição de Ensino de sucesso, permitindo um planejamento eficaz a curto e longo prazo, sem imprevistos que impeçam a realização dos projetos na Instituição.