Captar e fidelizar alunos, reduzir custos, otimizar o relacionamento com a comunidade escolar e ter mais agilidade nos processos operacionais, são alguns dos principais aspectos analisados ao definir o Software de Gestão Educacional.

O Papel de um Software de Gestão Educacional

Com tantas possibilidades no mercado de TI, escolher um Sistema de Gestão adequado para as necessidades de uma organização, pode se tornar uma tarefa bastante complexa.

É preciso compreender o papel de um Software de Gestão e se isto faz sentido para sua realidade: atender e otimizar os processos operacionais, controlar gastos, estoques, otimizar o tempo e qualificar o relacionamento.

Ou seja: “produzir mais” com “menos esforços” devido a automação que um ERP (Entreprise Resource Planning  ou Planejamento de Recursos Empresariais) oferece.

Como Escolher um Software de Gestão Educacional para sua Instituição?

Se tratando de Software de Gestão Educacional, as funcionalidades do software são ainda mais específicas, levando em consideração que cada Instituição possui objetivos e obstáculos próprios.

Por isso é indispensável que o software possa se adequar a diferentes realidades, sem deixar de integrar departamentos, dispensar processos burocráticos e permitir que os gestores dediquem-se às estratégias focadas no aprendizado dos alunos.

Ou seja: conciliar os objetivos da Instituição como organização e o foco principal do negócio que é oferecer um ensino qualificado.

O Software de Gestão Educacional deve disponibilizar mais tempo para questões estratégicas e criativas – tão necessárias no segmento educacional, contribuindo na tomada de decisões com base em dados reais, reduzindo ao máximo a possibilidade de erros.

Além disso, é preciso que o Software de Gestão Educacional integre tanto os departamentos da Instituição, como também a comunidade escolar ou acadêmica, através de Portais educacionais e de relacionamento, facilitando a comunicação entre todos.

O ideal é que se possa centralizar todas operações em um único sistema: acadêmico, administrativo e financeiro – da captação do aluno à administração e finanças da Instituição.

Solicite demonstrações das soluções que o software oferece, questione os serviços de suporte e peça referências para clientes que já são atendidas pelo fornecedor pretendido.

Toda Instituição deve Contar com um Software de Gestão Educacional?

Do Ensino Infantil à Pós-Graduação, além das Instituições que oferecem cursos Livres, Técnicos e Profissionalizantes.

Cada nível de ensino requer um sistema adequado, que ofereça diferenciais e a possibilidade de customizações de acordo com suas necessidades.

Embora possa não ser a realidade de muitas Instituições de Ensino, alguns fatores são fundamentais para se considerar o investimento na implantação de um Software de Gestão Educacional, que trarão benefícios como:

• Apoio na captação e fidelização de alunos

Tão importante quanto captar um aluno é fidelizá-lo.

Um Software de Gestão Educacional também é um facilitador do relacionamento entre Instituição, professores e gestores (público interno), como também com alunos, responsáveis e comunidade escolar ou acadêmica (público externo).

E isso não é sinônimo de relacionamento “engessado”. Pelo contrário: torna-se ainda mais humanizado pelo fato da informação ser precisa e imediata.

• Economia

Por óbvio, existe o investimento inicial de implantação de um Sistema de Gestão Educacional, além dos valores mensais para suas manutenções, suporte, atualizações, entre outros.

Com um software adequado, é possível reduzir custos operacionais, com base nas ações precisas e informações estratégicas fornecidas pelo ERP integrado.

A propósito: contar com um sistema que integre todos os departamentos de uma Instituição de Ensino, significa eliminar custos de manutenções e suportes para cada sistema, de cada área, investindo em apenas um – especializado e integrado, que se “comunique” e aumente a produtividade.

A Instituição de Ensino ganha com a redução de falhas humanas e retrabalhos, com o aumento da produtividade operacional e consequentemente empatia entre as áreas, contribuindo com a satisfação de todos envolvidos – especialmente o Ensino.

• Informações Precisas = Decisões Corretas

Na ausência de um Software de Gestão Educacional, coletar, tratar e analisar dados, pode demandar um tempo muito além do desejado – que poderia ser investido em outras ações.

Sem contar que a ausência de um software que se comunique com outras áreas da Instituição, está passível de erros, dados incorretos ou defasados.

Um Software de Gestão Educacional totalmente integrado, não apenas centraliza os dados como os mantém atualizados.

O Ensino não Pode Esperar

Embora pareça clichê, é preciso citar que os avanços tecnológicos contribuem cada vez mais com a facilidade no acesso às informações. Assim como no imediatismo em obtê-las.

E isto, sem dúvidas, impacta profundamente na vida das pessoas, e como não seria diferente, reflete no Ensino: não há mais tempo para esperas. Principalmente quando se trata de tecnologia.

Liberação de notas, atestados diversos ou um simples comunicado. Todos levavam certo tempo para chegar aos interessados.

Com a tecnologia é possível que o próprio professor lance as notas de suas turmas (dispensando a necessidade de atribuir ao secretário escolar a digitação de inúmeros diários de classe: item por item. Aluno por aluno. Disciplina por disciplina).

Permite que pais e responsáveis acompanhem a frequência e desenvolvimento dos alunos, que os interessados recebam notificações Institucionais e façam solicitações diversas – através de plataformas como o Portal Educacional da Perseus, e de uma maneira bastante objetiva, se comunique entre as áreas envolvidas, articulando o recebimento, tratamento, confecção e liberação das informações.

5 Aspectos Fundamentais para Definir a Escolha do Software de Gestão Educacional

1. Simplificar: processos (acadêmicos, administrativos e financeiros), reduzindo o tempo destinado para executar inúmeras atividades;
2. Facilitar: a comunicação, relacionamento e a gestão do ensino de modo geral;
3. Padronizar: garantir a qualidade e transparência no atendimento;
4. Automatizar: utilizar templates de documentos e relatórios, que eliminam boa parte dos trabalhos manuais, erros e burocracias para gerá-los;
5. Ganhar: tempo para dedicar-se às ações focadas na qualidade do ensino.

O Software de Gestão Educacional deve oferecer muito mais que funcionalidades de controles e armazenamento de informações.

Ele precisa gerar a integração absoluta da Instituição, contribuindo com a interação entre responsáveis, alunos, professores, gestores e secretaria, garantindo o alinhamento  dos envolvidos, criando possibilidades de crescimento para a Instituição e qualificação do ensino.

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