A Gestão da Secretaria Escolar é o braço direito do Gestor.
A rotina do setor, que é responsável por diversas atribuições operacionais e também gerenciais, interliga as áreas através do relacionamento interno e externo: financeiro, pedagógico, administrativo; além de mediar a comunicação entre o corpo docente, alunos e responsáveis com a Instituição de Ensino.
Em outras palavras, a Gestão da Secretaria Escolar lida com emoções e expectativas.
Mas isso não é nada simples.
Com tantas atribuições para desempenhar, é fundamental que o setor conte com recursos tecnológicos que tragam mais automatização e produtividade para o dia a dia.
Gestão da Secretaria Escolar
Por trás de uma Instituição que promove um ensino de excelência, sem dúvida há bons gestores e professores.
Mas não podemos deixar de lado o protagonismo da gestão da secretaria escolar.
Ela desempenha um papel que vai muito além de manter registros, arquivos e documentos atualizados, sendo fundamental no apoio à comunicação e em expedições de diversos processos da Instituição, especialmente a tudo que se refere à legislação educacional.
E pensa que parou por aí?
A gestão da secretaria também é responsável pelo atendimento à comunidade escolar e precisa garantir que todas estas responsabilidades sejam feitas de maneira eficiente, prática e inteligente, sustentando o pleno funcionamento da Instituição para oferecer a estrutura que um ensino de qualidade necessita.
E por isso, é altamente aconselhável contar com o suporte de um sistema de gestão preparado para atender as demandas específicas, de maneira automatizada, garantindo mais produtividade à Gestão da Secretaria Escolar.
Automatização = Produtividade na Gestão da Secretaria Escolar
Entregar e atingir bons resultados, no menor tempo possível, é um diferencial de mercado fundamental em qualquer segmento.
E a melhor maneira de atingir esse objetivo é contar com recursos tecnológicos que automatizam processos, sendo um “facilitador” das atividades – sem abrir mão da qualidade, de maneira rápida, padronizada, capaz de acelerar inúmeras demandas do dia a dia.
O GestorClass possui recursos que foram desenvolvidos especificamente para garantir maior produtividade na rotina e demandas da gestão da secretaria escolar.
Através de módulos como o Gestão Educacional, GestorSign, Secretaria Digital, entre outros, o sistema traz funcionalidades que promovem muito mais produtividade à Gestão da Secretaria Escolar:
- Cadastro e controle dos status de matrícula (ativo, cancelado, evadido, transferido, formado);
- Cadastro de pessoas (alunos, responsáveis, professores, usuários, fornecedores, comunidade);
- Estrutura acadêmica (cursos, anos/séries, turmas, matrizes curriculares);
- Ordenamento automático de lista de chamada;
- Rematrícula automática;
- Sistemas de avaliações configuráveis: nota, conceitos, parecer descrito, avaliação de habilidades e competências;
- Periodicidades do sistema de avaliação configurável: bimestre, trimestre ou semestre.
- e muito mais.
Secretaria Digital
Quando se trata de Gestão da Secretaria Escolar, falamos em grandes volumes de documentos, assinaturas, temporalidade e outras atribuições relacionadas.
Para o Ensino Superior, desde 2018 existe a portaria nº 315 do MEC que estabelece a regularização e disponibilização, em ambientes online, a digitalização e gestão total do acervo acadêmico das Instituições de Ensino Superior (IES).
Por isso, há mais de 4 anos, a Perseus desenvolveu (e segue atualizando a cada nova exigência do MEC) o módulo Secretaria Digital, que garante muito mais eficiência nas consultas aos documentos e segurança no armazenamento do acervo documental.
Embora o módulo tenha sido construído para atender a portaria 315 do MEC, regularizando a obrigatoriedade para o Ensino Superior, a Secretaria Digital do GestorClass pode ser utilizada por Instituição de Ensino de todos os níveis, como um gestor eletrônico de documentos.
Neste caso, a Certificação Digital é opcional, mas garante a centralização e arquivamento do acervo documental da Instituição.
Algumas vantagens do módulo para a gestão da secretaria:
- redução de custos;
- economia de espaço;
- centralização de todos os documentos;
- rápida localização de dados;
- associação dos documentos às unidades, cursos, disciplinas, turmas, matrículas, alunos, professores, funcionários e demais envolvidos em uma única ferramenta;
- maior produtividade para os colaboradores;
- entre outros recursos.
Sistema de Gestão Educacional
Com um Sistema de Gestão Educacional adequado, todos os processos burocráticos de uma Instituição de Ensino são facilitados: registros pedagógicos, controle financeiro, documentos salvos, organizados e arquivados na nuvem e absoluta segurança e agilidade para as Instituições se preocuparem apenas com o que é necessário: Educar melhor.